Entente de traitement des renseignements personnels

Parties, objet et nature de l'entente

La présente entente de traitement des renseignements personnels (l'« Entente ») fait partie intégrante des Conditions d'abonnement des salons et est conclue entre :

le Salon - une entreprise (une organisation au sens de la LPRPDE et, au Québec, une personne qui exploite une entreprise) qui utilise la plateforme Meeti Me en vertu du Contrat, et

le Prestataire de services :

• Nom : DOKUMENT.PL sp. z o.o.
• Adresse : Aleja Stanow Zjednoczonych 51 lok. 222, 04-028 Warszawa, Poland
• Identifiants : NIP 5242982251, KRS 0001055336

Le Prestataire de services est une société établie dans l'Union européenne qui fournit le Service au Canada.

Contact en matière de vie privée : meetime.company@gmail.com. Responsable de la protection des renseignements, s'il est désigné : meetime.company@gmail.com. Questions contractuelles : meetime.company@gmail.com.

La présente Entente établit la façon dont le Prestataire de services traite des renseignements personnels pour le compte du Salon, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, lorsque le Salon exerce au Québec, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé telle que modifiée par la Loi 25. Lorsque le traitement est assujetti au RGPD du fait que le Prestataire est une entité de l'UE, celui-ci applique des garanties de niveau RGPD à titre de norme additionnelle, et non inférieure.

L'Entente est en vigueur dès l'acceptation des Conditions par le Salon et pour toute la durée du Contrat, et quant au retour, à la suppression et à la confidentialité des renseignements, également après sa fin. En cas de conflit portant sur les renseignements confiés, la présente Entente prévaut sur les Conditions.

Version du document : 2026-08-01. En vigueur le : 2026-08-01.

Rôles et partage des responsabilités

Le Salon détermine les fins du traitement des renseignements personnels de ses clients ainsi que de son personnel et de ses collaborateurs saisis dans la plateforme ou créés par l'utilisation de ses fonctions : le fichier clients, les notes, l'historique des visites dans ce Salon, les ententes de service, l'horaire du personnel et le contenu des communications que le Salon envoie à ses clients. Le Salon est responsable d'un fondement valable pour recueillir et utiliser ces renseignements, des avis et consentements qui lui incombent, du caractère proportionné des renseignements par rapport à la fin, et de la licéité de ses instructions.

DOKUMENT.PL sp. z o.o. agit comme prestataire de services (mandataire) du Salon à l'égard de ces renseignements et les traite uniquement pour le compte et sur instruction du Salon, dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service. Il ne les utilise pas à ses propres fins.

DOKUMENT.PL sp. z o.o. agit à ses propres fins à l'égard : des données d'inscription et de facturation du Salon, des données de compte des utilisateurs du Salon aux fins d'authentification et de sécurité, des journaux techniques et de sécurité, des données d'analytique produit, et des données des clients du marketplace aux fins de gestion de compte, d'intermédiation de réservation et de notifications transactionnelles. La présente Entente ne s'applique pas à cette portée; la Politique de confidentialité de Meeti Me la régit.

Portée, nature et fins du traitement

Objet. Traitement des renseignements personnels confiés par le Salon dans le cadre du Service en mode SaaS.

Nature. Opérations automatisées dans le système d'information : collecte, enregistrement, conservation, adaptation, consultation, utilisation, communication, restriction, suppression ou destruction.

Fins - uniquement la fourniture du Service au Salon :

1. tenue du calendrier des rendez-vous et de l'horaire du personnel,
2. tenue du fichier clients (CRM) avec notes et historique des visites,
3. réception, confirmation, modification et annulation des réservations pour le compte du Salon,
4. envoi, pour le compte du Salon, de notifications par courriel, SMS, poussée et Telegram,
5. tenue des règlements et rapports internes du Salon,
6. fourniture des fonctions d'exportation et de copie des données,
7. soutien technique à la demande du Salon,
8. maintien, protection, sauvegarde et restauration de l'environnement.

Durée - pour la durée du Contrat, augmentée de la période d'exportation et de suppression (voir la section sur la suppression).

Catégories de personnes et de renseignements

Personnes concernées : les clients du Salon (y compris ceux qui réservent via le marketplace et ceux saisis par le Salon); le personnel et les collaborateurs du Salon; les personnes-ressources désignées par le Salon; les parents ou tuteurs qui réservent pour un mineur.

Catégories de renseignements :

| Catégorie | Portée approximative | | --- | --- | | Identification | Nom, prénom ou nom d'affichage | | Coordonnées | Courriel, numéro de téléphone, identifiant Telegram si lié | | Réservation | Date et heure, service, membre du personnel, statut, historique | | Fiche client | Notes du Salon, préférences, historique des visites, dépenses et fréquence | | Personnel | Nom, rôle, portée des services, heures de travail, absences, courriel professionnel | | Communication | Contenu des messages liés à la réservation, statut de livraison | | Techniques | Identifiants de session et d'appareil, IP, journaux d'accès |

Renseignements sensibles. La plateforme n'est pas destinée aux renseignements de santé ou à d'autres renseignements sensibles. Le Salon s'engage à ne pas y saisir de tels renseignements (y compris dans les champs de notes) sans fondement valable ni entente préalable sur des mesures additionnelles. Le faire malgré cet engagement relève de la seule responsabilité du Salon.

Renseignements de mineurs. La plateforme s'adresse aux personnes de 16 ans et plus; une réservation pour un mineur est faite par un parent ou tuteur, dont le consentement s'applique lorsqu'il est requis.

Instructions documentées du Salon

Le Prestataire de services traite les renseignements uniquement sur instruction documentée du Salon. Constituent de telles instructions : la présente Entente et les Conditions; la configuration du Compte par le Salon; les actions des utilisateurs du Salon dans l'interface ou via l'API; les demandes des personnes autorisées par le Salon à meetime.company@gmail.com ou meetime.company@gmail.com.

Le Prestataire de services n'utilise pas les renseignements confiés à ses propres fins, notamment n'entraîne pas de modèles sur ceux-ci, ne construit pas de profils marketing et ne les communique pas à des tiers au-delà de la portée de la présente Entente. Si une instruction paraît contrevenir au droit applicable, il en informe le Salon sans délai et peut suspendre l'instruction jusqu'à confirmation.

Confidentialité du personnel

Le Prestataire de services veille à ce que les personnes autorisées à traiter les renseignements confiés le soient selon le principe du moindre privilège, soient tenues à la confidentialité, aient reçu une formation en protection de la vie privée et en sécurité, et n'accèdent qu'aux renseignements nécessaires à leur tâche. L'obligation de confidentialité survit à la fin de leur engagement. Le Prestataire tient un registre des personnes autorisées et révise périodiquement les autorisations.

Mesures de sécurité

Le Prestataire de services met en oeuvre des mesures physiques, organisationnelles et technologiques adaptées à la sensibilité des renseignements :

Chiffrement. TLS 1.2+ avec HTTPS forcé et HSTS en transit; AES-256 au repos (base de données, stockage de fichiers S3, sauvegardes); mots de passe conservés uniquement sous forme de hachage cryptographique salé.

Contrôle d'accès. Modèle fondé sur les rôles (propriétaire/gestionnaire/employé) selon le moindre privilège; isolation stricte des données entre Salons; authentification multifacteur pour l'accès administratif; jetons de courte durée; accès du personnel aux données de production uniquement de façon justifiée, journalisée et limitée dans le temps.

Sauvegardes. Sauvegardes chiffrées automatiques quotidiennes dans au moins deux zones de disponibilité; conservation de 30 jours; tests de restauration périodiques; RTO 8 h, RPO 24 h.

Journalisation et surveillance. Enregistrement des événements de sécurité et d'accès; conservation des journaux 12 mois de façon inaltérable; surveillance des anomalies, limitation de débit, protection contre le déni de service.

Développement. Séparation des environnements (aucune donnée réelle hors production); revue de code, tests automatisés, analyse des dépendances; secrets conservés dans un coffre; tests de sécurité périodiques.

Gouvernance. Politiques de vie privée et de sécurité; procédure de gestion des incidents; évaluation des sous-traitants; protection de la vie privée dès la conception et par défaut; une personne désignée responsable de la protection des renseignements personnels.

Le Prestataire de services peut modifier les mesures pourvu que le niveau de protection ne diminue pas. Une description à jour est fournie sur demande à meetime.company@gmail.com.

Sous-traitants

Le Salon autorise le recours à des sous-traitants aux conditions de la présente section. Le Prestataire de services conclut avec chacun une entente imposant des obligations de protection non moins strictes que la présente Entente et demeure responsable de leur exécution.

Liste actuelle :

| Sous-traitant | Rôle | Lieu de traitement | | --- | --- | --- | | Amazon Web Services EMEA SARL | Hébergement de l'application et de la BD, stockage S3, sauvegardes | Régions de l'UE | | Amazon SES | Livraison de courriels pour le compte du Salon | Régions de l'UE | | Fournisseur SMS | Livraison de SMS pour le compte du Salon | EEE | | PostHog | Analytique produit du tableau de bord (après consentement), pseudonymisée | UE | | Telegram | Livraison de notifications Telegram (après liaison volontaire) | Hors EEE, avec garanties |

Stripe traite uniquement les paiements d'abonnement du Salon en faveur de DOKUMENT.PL sp. z o.o. et agit à ses propres fins dans cette portée, non comme sous-traitant; il n'a pas accès aux renseignements des clients du Salon.

Changements et opposition. Le Prestataire de services donne un préavis d'au moins 30 jours pour ajouter ou remplacer un sous-traitant. Le Salon peut formuler une opposition motivée dans les 30 jours à meetime.company@gmail.com; les parties cherchent de bonne foi une solution, et si aucune n'est trouvée et que le recours est nécessaire au Service, le Salon peut résilier le Contrat avec remboursement proportionnel et droit d'exportation préservé.

Assistance aux droits des personnes

Compte tenu de la nature du traitement, le Prestataire de services aide le Salon à répondre aux demandes des personnes d'accéder à leurs renseignements, de les rectifier, de les supprimer ou de les désindexer et de retirer leur consentement. L'assistance passe d'abord par les fonctions du tableau de bord (recherche, consultation, exportation CSV/JSON, correction, suppression ou anonymisation d'une fiche client).

Une demande reçue directement par le Prestataire de services n'est pas traitée au fond mais transmise au Salon dans les 3 jours ouvrables. Lorsque l'exécution dépasse les fonctions du tableau de bord, le Prestataire fournit une assistance technique dans un délai permettant au Salon de respecter ses échéances légales, au plus tard dans les 10 jours ouvrables.

Incidents de confidentialité

Dès qu'il a connaissance d'un incident de confidentialité touchant les renseignements confiés (y compris accès, utilisation, communication non autorisés ou perte), le Prestataire de services avise le Salon sans délai indu, au plus tard dans les 24 heures suivant la prise de connaissance, en décrivant la nature de l'incident, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements, les conséquences probables et les mesures prises. Si l'information complète ne peut être fournie d'emblée, elle l'est par étapes.

Le Salon, en tant qu'organisation responsable envers les personnes, décide du signalement au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et, au Québec, à la Commission d'accès à l'information, et de l'avis aux personnes concernées lorsqu'il existe un risque qu'un préjudice sérieux soit causé. Le Prestataire de services fournit le soutien nécessaire et tient un registre des incidents de confidentialité touchant les renseignements confiés.

Transfert et stockage hors du Canada

Les renseignements confiés sont stockés et traités par le Prestataire de services et ses sous-traitants dans l'Union européenne / l'Espace économique européen (infrastructure, base de données, stockage et sauvegardes dans des régions de l'UE). Le Salon reconnaît ce lieu. Le Prestataire de services maintient un niveau de protection comparable à celui exigé par la LPRPDE et la Loi 25, au moyen des mesures de la présente Entente et de ses ententes avec les sous-traitants.

Lorsque le Salon exerce au Québec, il demeure responsable de réaliser, avant de communiquer des renseignements personnels hors du Québec, l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par la Loi 25; le Prestataire de services fournit, sur demande, l'information sur ses mesures et son lieu de traitement nécessaire à cette évaluation.

Le transfert hors de l'EEE n'a lieu que pour : le canal Telegram optionnel (activé par le destinataire); un éventuel soutien technique par des équipes hors EEE en accès ponctuel journalisé; ou sur instruction distincte du Salon, dans chaque cas avec des garanties appropriées, notamment des clauses contractuelles types et le chiffrement.

Suppression ou retour des renseignements après la fin de l'engagement

Au choix du Salon, le Prestataire de services supprime les renseignements confiés ou les retourne, et supprime les copies existantes, sauf si la loi en exige la conservation. Calendrier :

1. Jours 1-30 après la fin du Contrat - période d'exportation. Accès en lecture seule et exportation autonome CSV/JSON. Sur demande à meetime.company@gmail.com, la période est prolongée une fois de 30 jours.
2. Jusqu'à 90 jours - suppression des systèmes de production.
3. Jusqu'à 90 jours - suppression des sauvegardes selon le cycle de rotation; d'ici là, les sauvegardes demeurent chiffrées.

Sur demande pendant la période d'exportation, la suppression est effectuée plus tôt - dans les 14 jours (sous réserve du cycle de rotation). La suppression est confirmée par écrit sur demande. Cela ne vise pas les renseignements dont la loi exige la conservation (documents comptables et fiscaux liés à l'abonnement, renseignements nécessaires à la défense de droits).

Vérifications

Le Prestataire de services fournit l'information nécessaire pour démontrer sa conformité et permet la vérification :

Documentation. Sur demande à meetime.company@gmail.com, dans les 20 jours ouvrables : une description des mesures, la liste des sous-traitants, un questionnaire de sécurité rempli, et l'information sur les incidents touchant les renseignements du Salon.

Vérification. Si la documentation est insuffisante - une vérification sur préavis de 30 jours, en heures ouvrables, d'une durée maximale de 3 jours ouvrables, au plus une fois par an (sauf justification par un incident ou une ordonnance d'une autorité), sans accès aux renseignements d'autres clients, au code source ou aux détails sensibles de sécurité, et sans tests d'intrusion sans consentement distinct. Le Salon en assume le coût; la première vérification annuelle standard n'impose pas les coûts propres du Prestataire.

Responsabilité

Chaque partie est responsable du préjudice causé par le traitement dans la mesure du droit applicable. Le Prestataire de services n'est responsable que s'il a manqué à ses propres obligations ou a agi hors des instructions licites du Salon. Le Salon est responsable du fondement pour recueillir et utiliser les renseignements, des avis et consentements qui lui incombent, de la licéité des instructions et du traitement des renseignements après les avoir reçus de la plateforme.

Les limitations de responsabilité prévues aux Conditions (y compris le plafond global) s'appliquent et ne s'appliquent pas en cas de faute intentionnelle, de faute lourde, d'atteinte à la vie ou à la santé, ni dans toute mesure où une limitation est interdite par une règle impérative.

Dispositions finales

La présente Entente est modifiée comme les Conditions le prévoient pour la modification d'un document type (préavis d'au moins 15 jours et droit de résiliation); les changements exigés par la loi ou par les orientations d'une autorité prennent effet dans le délai correspondant. La nullité d'une disposition n'affecte pas les autres.

La présente Entente est régie par law of the province or territory of your residence. Les différends sont tranchés par courts of the province or territory of your residence, sans préjudice du droit d'une personne de porter plainte auprès de l'autorité de surveillance Office of the Privacy Commissioner of Canada; for Quebec residents, the Commission d acces a l information du Quebec (priv.gc.ca).

Versions faisant foi

Le présent document est rédigé en anglais (en) et en français (fr). Pour la région CA, les versions anglaise et française font également foi; en cas de divergence, chaque version s'interprète pour donner effet à l'autre.